Registro en SECOP

Para presentar ofertas, hacer observaciones a un pliego o gestionar un contrato en SECOP II hay que tener una cuenta de proveedor. Inscribirse no cuesta nada. Para consultar procesos no hace falta cuenta: puede encontrar cualquier proceso y su link con la Consulta proceso SECOP.

Esta guía resume, paso a paso, la guía oficial de registro de proveedores del SECOP II (versión 3, del 29 de mayo de 2024).

Antes de empezar: qué tipo de usuario es usted

• Persona natural: se registra con una cuenta de un solo usuario. Usted es a la vez el administrador y el proveedor.
• Empresa (persona jurídica) o entidad sin ánimo de lucro: el primer usuario que se registra es el administrador. Él crea la cuenta de la empresa, autoriza a los demás usuarios y maneja la biblioteca de documentos. Los demás usuarios se registran después y piden acceso a esa cuenta.
• Veedor ciudadano o veeduría: también pueden registrarse para seguir los procesos, presentar observaciones y verificar la gestión contractual.

Su usuario es personal e intransferible, y usted responde por todo lo que se haga con él.

Los tres pasos del registro

El registro tiene tres pasos, y conviene hacerlos en este orden: crear su usuario, registrar la cuenta del proveedor y, si es una empresa, registrar a los demás usuarios.

Paso 1: crear su usuario

1. Entre a la página de inicio de SECOP II y haga clic en «Registro».
2. Diligencie sus datos personales en la primera sección del formulario y haga clic en «Continuar».
3. Abra el correo que SECOP II le envía, revise también la carpeta de correo no deseado, y haga clic en el enlace para activar su usuario.
4. Vuelva al formulario, escriba el usuario y la contraseña que eligió y haga clic en «Entrar».

Tres cuidados al llenar el formulario:

• Use un correo al que tenga acceso, mejor el profesional: a ese correo llegan las notificaciones de los procesos y es el que le permite recuperar su usuario y su contraseña.
• La contraseña debe tener al menos 8 caracteres, con letras, números y caracteres especiales.
• Si está en Colombia, la zona horaria es «(UTC-05:00) Bogotá, Lima, Quito». Una zona horaria equivocada le cambia la hora en que ve los plazos.

En el campo «Entidad/Proveedor/Persona Natural/Veedor/Veeduría», la persona natural escribe su nombre y apellidos completos; quien va a entrar a la cuenta de una empresa la elige de la lista.

Paso 2: registrar la cuenta del proveedor

1. En la tercera sección del formulario, «Crear o solicitar acceso a una Entidad», escriba el nombre y el número de identificación y haga clic en «Validar». La empresa va con su nombre legal y su NIT sin el dígito de verificación; la persona natural, con su nombre completo y su número de identificación.
2. Si SECOP II no encuentra ninguna cuenta con esos datos, haga clic en «Registrar». Si ya existe, no cree otra: pida acceso a la que existe (vea el paso 3).
3. Confirme el país, elija el tipo de cuenta «Proveedor», el área de negocio y el tipo de organización, por ejemplo «Persona natural colombiana» o «Sociedad Anónima», y haga clic en «Generar formulario».
4. Llene el formulario de la cuenta: nombre legal, el mismo nombre en «Nombre abreviado», tipo y número de documento sin dígito de verificación, ciudad o municipio, si es Mipyme, régimen tributario, dirección y teléfono sin extensiones.
5. Escriba con cuidado el «Correo electrónico para notificaciones SECOP II»: ahí llegan todos los mensajes y alertas de la cuenta.
6. Ingrese los datos del representante legal. Si es persona natural, los suyos. La información financiera y la de la cuenta bancaria son opcionales.
7. En «Anexar documentos», adjunte los documentos obligatorios (vea la lista abajo), revise los campos y haga clic en «Finalizar».

Cuando SECOP II confirma la creación, la cuenta queda activa de inmediato. No hay una revisión posterior de los datos ni de los documentos: lo que usted registra es lo que queda.

Paso 3: los demás usuarios de una empresa

Cada persona de la empresa que vaya a participar en los procesos crea su propio usuario (paso 1). Luego, en «Crear o solicitar acceso a una Entidad», escribe el nombre o el número de documento de la empresa, hace clic en «Validar», después en «Solicitud de acceso» y en «Finalizar». Su solicitud queda «Esperando aprobación» hasta que el administrador de la cuenta la acepte, y en ese momento le llega un correo de confirmación.

Documentos que pide SECOP II

Los formatos se descargan de la sección «Formatos para Compradores y Proveedores del SECOP II».

Persona natural: – Lista de contratos que acrediten su experiencia con el sector público o privado. – Constancia de persona natural no obligada a llevar contabilidad, si es su caso. – Documento de identidad con una marca de agua que diga que solo es válido para el registro en SECOP II. – Autorización para que las entidades estatales puedan consultar bases de datos con fines institucionales, en la que se dice si autoriza o no.

Empresa (persona jurídica): – Certificado con indicadores de capacidad financiera y organizacional. – Lista de contratos que acrediten su experiencia con el sector público o privado. – Estados financieros auditados a 31 de diciembre del año anterior, con notas y firmados por el representante legal. Si la empresa es nueva, los trimestrales o los de apertura. – La misma autorización de consulta de bases de datos, firmada por el representante legal.

Entidad sin ánimo de lucro: los mismos de la empresa, con el formato de indicadores de entidades sin ánimo de lucro en lugar del certificado de capacidad financiera.

Dos cosas que conviene saber. Primero, estos documentos quedan visibles para quienes tienen cuenta en SECOP II, a través del Directorio; si su información es confidencial, puede anexar una constancia que lo diga o marcar los documentos como de uso exclusivo para SECOP II. Segundo, sirven solo para crear la cuenta: no reemplazan los que cada entidad pide en el pliego para participar en un proceso.

Preguntas frecuentes